Thủ tục cần có khi vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ

Ngày tạo: 2025-05-10 23:49:50

Vận chuyển bằng đường bộ là một trong những phương thức vận chuyển được ưa chuộng và sử dụng nhiều nhất. Tuy nhiên, để đảm bảo việc vận chuyển được đảm bảo tuân thủ các quy định, cũng như tránh các trường hợp bị kiểm tra bắt lỗi bởi các cơ quan có thẩm quyền, bạn cần nắm được các thủ tục quan trọng sau đây.

Vận chuyển hàng hóa đường bộ cần tuân thủ quy định nào?

Vận chuyển hàng hóa là quá trình lưu thông từ nơi này đến nơi khác bằng các phương thức như xe tải, xe bán tải, xe container…. Vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ rất phát triển bởi đây là phương án vận chuyển đơn giản, dễ dàng. Và đảm bảo mức chi phí thấp nhất, thời gian vận chuyển cũng tương đối nhanh chóng.

Việc vận chuyển hàng hóa đường độ hiện nay không chỉ dừng lại trong khu vực tỉnh thành. Mà việc vận chuyển giữa các tỉnh, từ Nam ra Bắc, từ Bắc vào Nam diễn ra hàng ngày. Thậm chí vận chuyển đường bộ sử dụng xuyên quốc gia như Trung Quốc,…

Quy định về phương tiện vận chuyển đường bộ

Trên thực tế, để đảm bảo kiểm soát tốt các vấn đề về kinh tế, thương mại thì hiện nay có nhiều loại quy định đối với vận chuyển hàng hóa.

Phương tiện tham gia vận chuyển hàng hóa phải đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật và an toàn theo Luật Giao thông đường bộ (Luật số 23/2008/QH12) và các văn bản hướng dẫn. Phương tiện phải được đăng ký, đăng kiểm định kỳ, đảm bảo an toàn kỹ thuật, phù hợp với loại hàng hóa chuyên chở. Xe chở hàng siêu trường, siêu trọng hoặc hàng nguy hiểm phải có giấy phép lưu hành đặc biệt theo quy định.

Theo Nghị định 42/2020/NĐ-CP, hàng nguy hiểm (hóa chất, khí ga, chất nổ,…) phải được đóng gói, dán nhãn cảnh báo theo đúng quy chuẩn.

Quy định về người điều khiển phương tiện

Theo đó, chủ phương tiện cần phải cung cấp đầy đủ các loại giấy tờ cần thiết như giấy phép lái xe, đăng lý lái xe. Tài xế phải có giấy phép lái xe hợp lệ, phù hợp với loại xe vận hành.

Tuân thủ quy định về thời gian làm việc và nghỉ ngơi để đảm bảo an toàn, tránh tình trạng lái xe quá giờ gây nguy hiểm.

Đối với hàng hóa đặc thù (hàng nguy hiểm, dễ cháy nổ), tài xế phải có chứng chỉ huấn luyện chuyên môn. Cung cấp giấy tờ chứng minh nguồn gốc hàng hóa, giấy chứng nhận an toàn kĩ thuật và vệ sinh môi trường…

Quy định về hợp đồng vận chuyển và chứng từ

Hàng hóa lưu thông trên đường phải có hợp đồng vận chuyển, hóa đơn, phiếu xuất kho hoặc vận đơn phù hợp.

Đối với hàng hóa có nguồn gốc đặc biệt như thực phẩm, động vật sống, hàng nhập khẩu, cần có giấy tờ kiểm dịch hoặc chứng nhận xuất xứ.

Việc kê khai đầy đủ và chính xác chứng từ giúp tránh các rủi ro pháp lý trong quá trình kiểm tra.

Các thủ tục quy định khi vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ

Thông thường, đơn vị sẽ có đơn vị vận chuyển để vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ. Bởi việc vận chuyển hàng hóa đường bộ, đặc biệt là đường dài cần đến một hệ thống phương tiện, nhân sự đảm bảo. Khi thuê các đơn vị vận chuyển, bên thuê phải tiến hành cung cấp các thông tin giấy tờ. Giúp đảm bảo cho quá trình vận chuyển đúng quy định, hợp pháp.

Theo thông tư số 94/2003/TTL , hàng hóa trên đường vận chuyển phải có hóa đơn, chứng từ kèm theo chứng minh nguồn gốc Hàng hóa là hợp pháp ngay tại thời điểm kiểm tra và cụ thể như sau:

1. Cơ sở kinh doanh bán lẻ hàng hóa cho người tiêu dùng có giá trị thấp dưới mức quy định không phải lập hợp đồng. Nhưng phải lập bảng kê bán lẻ hàng hóa theo từng lần bán hàng, từng loại hàng…

2. Hàng hóa xuất kho để bán, đưa đi trao đổi, biếu, tặng hoặc tiêu dùng nội bộ. Cần phải có giá trị gia tăng hoặc hợp đồng bán hàng đúng với số lượng và giá trị của số hàng đã xuất bán.

3. Hàng hóa xuất giao cho đại lý bán đúng giá do cơ sở sản xuất kinh doanh quy định hưởng hoa hồng. Có thể sử dụng 1 trong hai cách lập HĐ, chứng từ như sau:

– Sử dụng HĐ giá trị gia tăng hoặc HĐ bán hàng,

– Sử dụng phiếu xuất hàng gửi bán đại lý kèm theo lệnh điều động nội bộ.

4. Cơ sở kinh doanh xuất nguyên liệu đưa đi gia công phải có phiếu xuất kho. Trong phiếu ghi rõ xuất hàng đưa gia công kèm theo hợp đồng gia công. Khi trả lại, cơ sở gia công phải có phiếu xuất kho. Trong đó ghi rõ xuất sản phẩm gia công trả lại cho đơn vị thuê gia công. Ngoài ra phải kèm theo hợp đồng gia công.

5. Hàng hóa của công ty đưa đi bán lưu động hoặc dự hội chợ triển lãm. Thì phải có lệnh điều động nội bộ cùng với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ giao cho người vận chuyển.

6. Đối với hàng hóa bị sai quy cách, chất lượng phải xuất trả lại bên bán. Phải có 1 trong các loại hợp đồng như: HĐ giá trị gia tăng, HĐ bán hàng hoặc HĐ tự in để làm chứng từ lưu thông trên đường.

7. Cơ sở kinh doanh xuất khẩu hàng hóa – kể cả cơ sở gia công HH xuất khẩu. Khi xuất khẩu phải có 1 trong các loại hợp đồng sau: HĐ giá trị gia tăng, HĐ bán hàng để làm chứng từ lưu thông trên đường.

8. Các sản phẩm là hàng hóa mà người bán không thuộc đối tượng phải lập Hợp đồng bán hàng bao gồm:

– Các cơ sở mua sản lâm, thủy, hải sản do người dân sản xuất, khai thác phải lập hợp đồng thu mua hàng lâm sản, thuỷ, hải sản, nông sản theo theo mẫu số 06/TMH-3LL ban hành kèm theo Thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30-12-2002 của Bộ Tài chính.

– Đối với đồ dùng của cá nhân do người sử dụng trực tiếp bán ra, cơ sở kinh doanh mua lại để bán hay nhận hàng ký gửi bán phải lập bảng kê mua hàng, nhận hàng ký gửi bán.

9. Hàng hóa được điều động nội bộ từ cơ sở kinh doanh đến các chi nhánh, cửa hàng hạch toán hoặc ngược lại phải có

– Hợp đồng giá trị gia tăng hoặc HĐ bán hàng;

– Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo lệnh điều động nội bộ.

Tùy thuộc vào từng nhu cầu vận chuyển, hàng hóa, khối lượng tính chất hàng hóa khác nhau. Khi đó sẽ có những loại giấy tờ thủ tục cần chuẩn bị trước. Các bạn có thể tham khảo thêm từ các nguồn khác, để đảm bảo quá trình vận chuyển.

Quy trình vận chuyển hàng đường bộ diễn ra như thế nào?

Một quy trình vận chuyển hàng hóa đường bộ chuyên nghiệp giúp tối ưu hóa chi phí, đảm bảo an toàn và nâng cao hiệu quả vận hành.

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu vận chuyển

Doanh nghiệp logistics hoặc nhà cung cấp dịch vụ vận tải tiếp nhận thông tin từ khách hàng. Khách hàng cần cung cấp thông tin về hàng hóa:

Loại hàng hóa (thực phẩm, hàng công nghiệp, hàng nguy hiểm, siêu trường siêu trọng…)
Khối lượng, kích thước hàng hóa
Điểm lấy hàng và điểm giao hàng
Yêu cầu đặc biệt (bảo quản lạnh, vận chuyển nhanh,…)
Thời gian giao nhận dự kiến.

👉 Mục tiêu: Xác định yêu cầu cụ thể để lên kế hoạch vận chuyển chính xác và phù hợp.

Bước 2. Lập kế hoạch vận chuyển

Sau khi tiếp nhận đơn hàng, đơn vị vận tải sẽ xây dựng kế hoạch tối ưu nhằm đảm bảo hiệu suất và chi phí. Các yếu tố cần xem xét:

Tuyến đường tối ưu (giảm tắc đường, tránh đoạn cấm tải),
Loại phương tiện phù hợp (xe tải thùng kín, xe container, xe bồn,…),
Lên lịch trình và thời gian lấy hàng và giao hàng,
Quy định pháp lý liên quan (hạn chế tải trọng, giấy phép đặc biệt nếu cần).

👉 Mục tiêu: Lập kế hoạch chi tiết giúp vận hành trơn tru, giảm thiểu rủi ro.

Bước 3. Chuẩn bị phương tiện và nhân sự

Công ty vận tải tiến hành kiểm tra nhân sự và phương tiện:

Phân công nhân sự tài xế có đủ bằng lái phù hợp lái xe tới địa điểm nhận hàng. Lái xe kiểm tra hệ thống phanh, lốp, đèn, nhiên liệu để đảm bảo xe đạt tiêu chuẩn kỹ thuật và an toàn.

👉 Mục tiêu: Đảm bảo phương tiện và nhân sự sẵn sàng, tránh chậm trễ hoặc sự cố phát sinh.

Bước 4. Tiến hành bốc xếp hàng hóa

Lái xe phối hợp với bộ phận bốc xếp hàng hóa lên xe đảm bảo hàng hóa an toàn.

Tuân thủ quy tắc về tải trọng và phân bổ hàng để tránh mất cân bằng xe
Đảm bảo hàng hóa được cố định chắc chắn, tránh va đập hoặc đổ vỡ
Đối với hàng dễ vỡ hoặc hàng lạnh, cần sử dụng vật liệu chèn lót, giá đỡ phù hợp.

Bước 5. Vận chuyển hàng hóa

Sau khi hàng hóa được bốc xếp lên xe xong, nhân viên lái xe cần xác nhận thông tin hàng hóa với người gửi. Tài xế tuân thủ tốc độ, lộ trình và các quy định giao thông. Nếu có sự cố (hỏng xe, tắc đường, thời tiết xấu), phải có phương án xử lý nhanh.

Bước 6. Giao hàng và nghiệm thu

Đơn vị vận chuyển sẽ điều phối xe đến tận kho, nhà xưởng, nhà riêng của bên nhận hàng. Người nhận kiểm tra tình trạng hàng hóa trước, và tiến hành bốc dỡ hàng xuống xe.

Tại thời điểm giao nhận: lập biên bản giao hàng, ký xác nhận tình trạng hàng hóa. Nếu có hư hỏng hoặc sai lệch, lập biên bản xử lý ngay.

Nhập hàng Trung Quốc an toàn tại Vietnam Logistics

Với kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực vận chuyển, đặt hàng và thông quan hàng hóa từ Trung Quốc về Việt Nam, Vietnam Logistics tự tin là đối tác đáng tin cậy giúp bạn nhập hàng an toàn – nhanh chóng – tiết kiệm. Chúng tôi mang đến giải pháp toàn diện, hỗ trợ khách hàng ở mọi bước của quá trình mua hàng:

san pham the thao